Jak uniknąć sygnału zajętości na infolinii? Nowoczesne rozwiązania VOIP

Każdy z nas przynajmniej raz próbował dodzwonić się do urzędu, banku czy infolinii dużej firmy, tylko po to, by usłyszeć sygnał zajętości. To frustrujące i nieefektywne zarówno dla klientów, jak i dla firm. Niestety, infolinia ZUS (numer 22 560 16 00) jest jednym z przykładów, gdzie problem ten jest nagminny – dzwoniący nie otrzymują żadnej informacji i są zmuszeni do wielokrotnego wybierania numeru.

Rozwiązania VOIP eliminują ten problem, sprawiając, że sygnał zajętości nigdy nie występuje. Kluczowym elementem jest kolejkowanie połączeń, ale to nie jedyne rozwiązanie!

Czym jest kolejkowanie połączeń i dlaczego jest tak ważne?

Kolejkowanie to mechanizm, który pozwala dzwoniącym na infolinię na zachowanie swojego miejsca w kolejce i oczekiwanie na połączenie z konsultantem, zamiast słyszeć sygnał zajętości. System VOIP inteligentnie zarządza ruchem połączeń, dzięki czemu:

• Każdy dzwoniący ma pewność, że jego połączenie nie zostanie odrzucone.
• Firma nie traci potencjalnych klientów, którzy mogliby zrezygnować z ponownego dzwonienia.
• Dzwoniący nie musi ręcznie wybierać numeru ponownie – jego połączenie jest utrzymywane.
• Obsługa połączeń odbywa się w sposób uporządkowany – konsultanci odbierają je w odpowiedniej kolejności.

To rozwiązanie powinno być standardem w każdej firmie, która obsługuje klientów telefonicznie.

Jak jeszcze można uniknąć sygnału zajętości?

Oprócz kolejkowania w systemach VOIP można zastosować szereg dodatkowych narzędzi, które sprawią, że klienci nie będą sfrustrowani próbami dodzwonienia się do firmy.

1. CallBack – oddzwonimy do Ciebie!

Funkcja CallBack pozwala dzwoniącemu zostawić swoje dane, a system automatycznie połączy go z konsultantem, gdy ten będzie dostępny. Klient nie musi więc wisieć na linii ani ponownie wybierać numeru – oszczędza czas i nerwy.

2. Inteligentne przekierowania połączeń

Dzięki zastosowaniu inteligentnych reguł przekierowań, system może dynamicznie kierować połączenia do dostępnych konsultantów lub na inne numery, jeśli linia jest obciążona. W ten sposób unika się przeciążenia jednej osoby i zapewnia płynność obsługi.

3. Interaktywne menu IVR (Interactive Voice Response)

Dzwoniący mogą być automatycznie przekierowani do odpowiednich działów poprzez menu głosowe IVR. Dzięki temu ich sprawa zostanie szybciej obsłużona, a czas oczekiwania zostanie skrócony.

4. Wielokanałowe linie przychodzące

Dobrze zaprojektowany system VOIP pozwala na jednoczesne odbieranie wielu połączeń poprzez tzw. rozproszenie ruchu. Dzięki temu większa liczba osób może dzwonić na ten sam numer bez ryzyka zajętej linii.

5. Priorytetyzacja połączeń

Nie wszystkie połączenia są jednakowo ważne. W zależności od ustawionych reguł, system może rozpoznawać kluczowych klientów lub pilne połączenia i przekierowywać je w pierwszej kolejności.

Nasza filozofia: sygnał zajętości to przeszłość!

W naszych rozwiązaniach VOIP sygnał zajętości nigdy nie występuje. System zarządza połączeniami w sposób inteligentny, co sprawia, że:

• Klienci nie muszą wielokrotnie dzwonić, by skontaktować się z firmą.
• Połączenia są kolejkowane, co oznacza, że nikt nie zostaje bez odpowiedzi.
• Wykorzystujemy nowoczesne narzędzia do zarządzania ruchem telefonicznym.

Jeśli Twoja firma chce zapewnić profesjonalną obsługę telefoniczną, skontaktuj się z nami! Stworzymy system komunikacji, w którym każdy klient jest obsłużony, a żadna rozmowa nie jest tracona.

Dzięki

Paweł Matyja

Opublikowano: 11.02.2025