Porozmawiajmy o telefonach od Twoich klientów
Chcesz uporządkować obsługę połączeń, wymienić centralę albo sprawdzić, dlaczego część klientów nie może dotrzeć do właściwej osoby? Zacznijmy od rozmowy o tym, co dzieje się w Twojej firmie.
Podczas wstępnej konsultacji pomogę nazwać problem, uporządkować potrzeby i określić możliwy kierunek działania. Możesz przyjść z opisem sytuacji, nawet jeśli dopiero poznajesz dostępne rozwiązania.
Z kim porozmawiasz?
Nazywam się Paweł Matyja. Projektuję, wdrażam i rozwijam telefonię firmową. Jestem certyfikowanym inżynierem Sangoma Technologies i pracuję z systemami FreePBX oraz Asterisk.
Ty opowiadasz o swoich problemach i potrzebach, a ja słucham. Dopytuję o konkretne sytuacje i wyjaśniam, jak można je uporządkować. Rozmowę prowadzę językiem pracy Twojej firmy.
Z czym możesz przyjść na spotkanie?
- Klienci trafiają na zajęty numer, a zespół gubi sprawy wymagające oddzwonienia.
- Firma ma kilka numerów, działów lub lokalizacji i potrzebuje wspólnych zasad obsługi.
- Właściciel wciąż przełącza rozmowy i chce przekazać obsługę odpowiednim osobom.
- Kampanie przynoszą telefony, ale trudno ocenić, co dzieje się później z zapytaniami.
- Obecna centrala utrudnia pracę lub planujesz jej wymianę.
- Jako instalator szukasz wsparcia przy projekcie i przygotowaniu systemu dla swojego klienta.
Jak wygląda pierwsza rozmowa?
Opisujesz sytuację
Opowiesz, jak klienci kontaktują się z firmą, kto odbiera rozmowy i co dziś sprawia najwięcej trudności. Zapytam również o to, jaki efekt chcesz uzyskać.
Ustalamy najważniejsze potrzeby
Przejdziemy przez konkretne sytuacje: brak odpowiedzi, oczekiwanie, przełączanie między działami i powrót do klienta. Wyjaśnię możliwości rozwiązania w odniesieniu do pracy Twojego zespołu.
Określamy dalszy krok
Wskażę, jakie informacje warto zebrać i czy potrzebny jest audyt, projekt lub praca nad obecną konfiguracją. Jeżeli kolejny etap wymaga płatnych prac, najpierw uzgodnimy ich zakres i wycenę.
Co zyskasz po spotkaniu?
Uporządkowany obraz problemu i kierunek dalszych działań. Dowiesz się, co trzeba sprawdzić, aby dobrać rozwiązanie oraz przygotować ofertę dla firmy.
Udział w spotkaniu pozostawia Ci swobodę decyzji o dalszej współpracy. Zakres szczegółowego audytu, projektu i konfiguracji uzgadniamy osobno. Ustalamy też formę przekazania wyników i dokumentacji.
Jak przygotować się do rozmowy?
Wystarczą informacje, które masz pod ręką:
- Czym zajmuje się firma i z jakimi sprawami najczęściej dzwonią klienci.
- Ile osób odbiera telefony, w jakich godzinach i lokalizacjach.
- Jakiego rozwiązania używacie obecnie, jeśli znasz jego nazwę.
- Dwa lub trzy przykłady sytuacji, które chcesz poprawić.
- Termin lub wydarzenie, z którym wiąże się planowana zmiana.
Jeżeli w rozmowie powinien uczestniczyć kierownik obsługi albo osoba odpowiedzialna za systemy, zaproś ją na spotkanie. Na początek wystarczy opis procesu i zbiorcze informacje o ruchu.
O co najczęściej pytają klienci?
Czy muszę wiedzieć, jaką centralę chcę kupić?
Możemy zacząć od problemu i oczekiwanego sposobu obsługi. Dobór technologii będzie wynikał z potrzeb Twojej firmy.
Czy mogę porozmawiać o działającym już systemie?
Tak. Opisz, co działa prawidłowo i co wymaga zmiany. Ustalimy, jakie informacje są potrzebne do oceny możliwości rozbudowy lub rekonfiguracji.
Czy na pierwszym spotkaniu wykonamy konfigurację?
Pierwsza rozmowa służy rozpoznaniu potrzeb. Prace techniczne i dostęp do systemu uzgadniamy osobno, wraz z zakresem i warunkami wykonania.
Potrzebuję bieżącej pomocy technicznej. Gdzie ją znajdę?
Zakres płatnych konsultacji technicznych i stałej opieki jest opisany na stronie usług. Przy zgłoszeniu podaj nazwę centrali i objawy problemu.
Wybierz termin rozmowy
Otwórz kalendarz i wybierz dostępny termin. W opisie spotkania napisz krótko, czego dotyczy sprawa. Dzięki temu rozpoczniemy od tego, co jest dla Ciebie najważniejsze.